Liệu trình nhiều buổi
Spa, nha khoa, thẩm mỹ bán gói nhiều buổi. Hệ thống theo dõi đã làm mấy buổi, buổi kế nên làm ngày nào, khách nào sắp bỏ dở — và nhắc khách đúng lúc.
Trong bài này
Ý tưởng
Spa, nha khoa, thẩm mỹ bán gói nhiều buổi — 10 buổi triệt lông, 6 buổi trị mụn, 8 buổi niềng. Mỗi buổi là một lịch hẹn bình thường; cái shop cần thêm là: đã làm mấy buổi, buổi kế nên làm ngày nào, khách bỏ dở vì sao.
Liệu trình là một chuỗi lịch hẹn có đếm số. Không có luồng đặt lịch thứ hai: đặt một buổi là đặt một lịch hẹn y như màn Lịch hẹn — cùng giờ làm việc, cùng nguồn lực, cùng nhắc lịch.
Mở ở menu Liệu trình.
Vòng đời một liệu trình
- Tạo liệu trình cho một khách: tên dịch vụ, tổng số buổi, khoảng cách ngày giữa hai buổi, giá gói. Gắn vào cơ hội nếu có.
- Đặt buổi 1 → thành một lịch hẹn. Khách tới, nhân viên đánh dấu xong.
- Buổi 1 xong → hệ thống đề xuất ngày cho buổi 2 (ngày xong + khoảng cách, cộng trừ vài ngày) và nhắc khách đặt (xem mục dưới).
- Cứ thế tới buổi cuối. Mọi buổi xong → liệu trình tự hoàn thành.
- Khách bỏ giữa chừng → bỏ dở, bắt buộc ghi lý do. Khách xin nghỉ một thời gian → tạm dừng, sau bật lại.
Luật thứ tự: buổi sau chỉ đặt được khi buổi trước đã xong hoặc đã bỏ qua. Buổi trước mới "đã đặt" thì chưa được — ngày đề xuất cho buổi kế tính từ ngày buổi này thật sự xong.
Khách không tới (no-show) thì buổi đó đánh dấu vắng, đặt lại được. Lịch bị huỷ thì buổi quay về "chưa đặt".
Nhắc khách đặt buổi kế
Ngay khi một buổi xong, hệ thống soạn một câu cố định (không gọi AI, không tốn tiền):
Chào chị Lan, buổi 1 của liệu trình Trị mụn chuyên sâu đã xong rồi ạ. Buổi 2/10 nên làm trong khoảng 27/09–29/09 để giữ hiệu quả. Anh/chị chọn giúp em một ngày trong khoảng đó nhé?
Tin đi qua Nấc tin cậy:
| Tình huống | Chuyện gì xảy ra |
|---|---|
| Khách chưa có hội thoại, hoặc cửa sổ nhắn của kênh đã đóng | Nhân viên nhận thông báo "gọi khách" kèm câu chữ |
| Shop ở nấc A | Không gửi; nhân viên nhận bản nháp |
| Nấc B, hoặc nấc C trong giờ làm việc | Vào hòm thư Chờ duyệt, nhân viên bấm Gửi |
| Nấc C ngoài giờ, nấc D | Tự gửi |
Khách nhắn lại "em muốn đặt thứ Bảy" thì Trợ lý AI trong chat biết khách đang ở buổi mấy và khoảng ngày nên đặt, để gợi ý đúng buổi; việc tạo lịch đi theo đường đặt lịch bình thường của shop.
Cảnh báo khách sắp bỏ dở
Hệ thống quét mỗi sáng và chỉ chỉ chỗ, không kết luận thay người: nó nói "buổi 4 quá hạn 5 ngày, cần liên hệ" — không nói "khách bỏ", "khách chán". Ai gọi điện mới biết vì sao.
| Cảnh báo | Khi nào | Máy làm gì |
|---|---|---|
| Quá hạn buổi kế | Chưa đặt buổi kế, đã quá ngày nên làm hơn 7 ngày | Chuông "Cần liên hệ" + AI soạn lời hỏi thăm (không bán thêm) gửi qua Nấc tin cậy |
| Giãn khoảng bất thường | Hai buổi gần nhất cách nhau quá gấp đôi khoảng cách chuẩn | Chỉ chuông — khách vừa ghé, không nhắn |
| Không phản hồi hai lần nhắc | Đã nhắc buổi kế hai lần, 3 ngày sau khách vẫn im | Chỉ chuông — máy không nhắn tin thứ ba, việc này của người thật |
Thang leo: nhắc → 7 ngày quá hạn: hỏi thăm → 3 ngày im: người gọi. Mỗi cảnh báo chỉ rung chuông một lần, dù quét lại bao nhiêu lần.
Nhân viên bấm Đã liên hệ để đóng cảnh báo. Không ai đụng tới, 14 ngày sau hệ thống tự ghi là bỏ dở để tính tỷ lệ.
Tỷ lệ quay lại = số khách đặt lại sau cảnh báo ÷ tổng số cảnh báo đã chốt. Đây là con số duy nhất nói cảnh báo có ích hay chỉ là tiếng ồn. Chưa có cảnh báo nào chốt thì màn hình ghi "chưa đo được", không ghi 0%.
Màn Liệu trình
Ba thẻ số ở đầu: Đang liệu trình (bao nhiêu khách, bao nhiêu gói, mấy gói tạm dừng), Giá trị gói đang chạy, Nguy cơ bỏ dở (khách có cảnh báo đang mở, mấy khách chưa ai liên hệ). Bên dưới là danh sách liệu trình — bấm vào một dòng thấy từng buổi: đã đặt ngày nào, xong chưa, vắng không, ghi chú.
Trong khung chat, tab Trợ lý AI có thẻ Liệu trình của khách đang chat: buổi mấy trên mấy, buổi kế nên làm khi nào, cảnh báo nếu có, và nút đặt buổi kế.
App điện thoại có màn Liệu trình tương ứng: xem, đánh dấu buổi xong, bấm "Đã liên hệ".
Thanh toán theo đợt — chưa có màn hình
Gói nhiều buổi thường thu tiền nhiều đợt. Phần lõi đã có: lịch đợt, link thanh toán qua cổng shop đang dùng (VNPay, MoMo, ZaloPay), nhắc trước hạn, đối soát. Nhưng màn hình để bạn tự lập lịch đợt chưa có — thẻ "Còn phải thu" trên màn Liệu trình đang ghi "Sắp có" thay vì bịa số. Khi màn hình xong, bài này sẽ cập nhật; cần theo dõi đợt thu ngay bây giờ thì nhắn đội hỗ trợ.
Câu hỏi hay gặp
Khách muốn dời buổi?
Dời lịch hẹn như bình thường. Buổi vẫn giữ số thứ tự, chỉ đổi ngày.
Tạm dừng khác bỏ dở thế nào?
Tạm dừng: giữ nguyên tiến độ, không nhắc, không cảnh báo, bật lại là tiếp tục. Bỏ dở: kết thúc hẳn, các buổi chưa làm đánh dấu bỏ qua, ghi lý do để sau này nhìn lại vì sao khách rời đi.