Chính sách bảo mật dữ liệu OMyDesk
Nội dung trang
1. Chính sách này áp dụng cho ai
OMyDesk là phần mềm dành cho doanh nghiệp, dùng để quản lý hội thoại bán hàng. Có hai nhóm người mà dữ liệu của họ đi qua hệ thống, và vai trò của OMyDesk với hai nhóm không giống nhau:
| Nhóm | Ai | Vai trò của OMyDesk | Ai chịu trách nhiệm chính |
|---|---|---|---|
| Người dùng OMyDesk | Chủ cửa hàng, nhân viên, quản lý — người đăng ký tài khoản | Bên Kiểm soát dữ liệu | OMyDesk |
| Khách hàng của bạn | Người nhắn tin, đặt hàng, đặt lịch với cửa hàng qua kênh đã kết nối | Bên Xử lý dữ liệu theo chỉ dẫn của cửa hàng | Cửa hàng (bạn) là Bên Kiểm soát |
Nếu bạn là khách hàng của một cửa hàng dùng OMyDesk: chính sách này cho bạn biết hệ thống làm gì với dữ liệu của bạn, nhưng người bạn cần liên hệ trước để thực hiện quyền của mình là cửa hàng đó. Mục 10 nói rõ bạn tự xem, sửa, xoá được những gì mà không cần qua ai.
2. Chúng tôi thu thập dữ liệu gì
2.1 — Bạn cung cấp trực tiếp
- Họ tên, địa chỉ email, số điện thoại khi đăng ký tài khoản; ảnh đại diện nếu đăng nhập bằng Google/Facebook.
- Tên doanh nghiệp, ngành hàng, thông tin xuất hoá đơn.
- Nội dung bạn tự nhập: sản phẩm, giá bán, giá vốn, chính sách, kịch bản trả lời, mẫu tin, tài liệu tải lên cho trợ lý AI, thông tin nhân viên bạn thêm vào.
2.2 — Từ các kênh bạn kết nối
Khi bạn liên kết Trang Facebook, Instagram, Zalo OA, Zalo cá nhân, Telegram, khung chat website hoặc gian hàng TikTok Shop, hệ thống nhận về và lưu:
- Nội dung tin nhắn và bình luận giữa bạn và khách hàng, kể cả ảnh và tệp đính kèm.
- Tên hiển thị, ảnh đại diện và mã định danh của khách trên nền tảng đó. Số điện thoại, địa chỉ chỉ được lưu khi khách tự cung cấp trong hội thoại, khi bạn nhập tay, hoặc khi sàn gửi kèm đơn hàng.
- Đơn hàng, sản phẩm, tồn kho từ TikTok Shop.
- Khoá truy cập kênh (access token) do nền tảng cấp — được mã hoá trước khi ghi vào cơ sở dữ liệu.
2.3 — Hệ thống tự sinh ra từ hội thoại
- Trí nhớ khách hàng: sở thích, khoảng ngân sách, cách liên hệ, việc đã xảy ra — rút từ hội thoại. Xem mục 5.
- Trạng thái hội thoại và cơ hội bán hàng: khách đang ở bước nào (hỏi giá, chốt, giao), xác suất chốt do hệ thống ước tính.
- Điểm tin cậy của khách (ví dụ tỷ lệ bom hàng): tính từ lịch sử đơn hàng trong chính cửa hàng của bạn. Điểm này không chia sẻ giữa các cửa hàng.
2.4 — Hệ thống tự ghi nhận
- Địa chỉ IP, loại trình duyệt, hệ điều hành khi bạn đăng nhập.
- Nhật ký thao tác trong ứng dụng (ai đổi cấu hình gì, lúc nào), phục vụ truy vết khi có tranh chấp.
- Nhật ký lỗi kỹ thuật, đi qua bộ lọc tự động xoá số điện thoại, email, số thẻ và nội dung tin nhắn trước khi lưu.
- Nhật ký từng lượt gọi AI: model nào, bao nhiêu token, bao nhiêu tiền, có lỗi không — không lưu nội dung câu hỏi và câu trả lời trong nhật ký này.
2.5 — Thanh toán
Chúng tôi không lưu số thẻ ngân hàng của bạn. Việc nhập thẻ diễn ra trên trang của cổng thanh toán. Hệ thống chỉ giữ mã giao dịch, số tiền, thời điểm và kết quả để đối soát và xuất hoá đơn.
2.6 — Dữ liệu cá nhân nhạy cảm
OMyDesk không chủ động thu thập dữ liệu nhạy cảm (sức khoẻ, tôn giáo, chính trị, sinh trắc…). Tuy nhiên, nội dung hội thoại do khách hàng của bạn tự viết có thể chứa những thông tin như vậy — ví dụ khách của một spa kể về tình trạng da, khách của phòng khám kể về bệnh. Với dữ liệu đó, bạn — với tư cách Bên Kiểm soát — có nghĩa vụ riêng theo pháp luật; OMyDesk xử lý nó như mọi nội dung tin nhắn khác và không tách ra phân tích riêng.
3. Dùng dữ liệu để làm gì (mục đích xử lý)
| Mục đích | Dữ liệu dùng | Căn cứ |
|---|---|---|
| Vận hành dịch vụ: hiển thị hội thoại, gửi tin trả lời, tạo đơn, đẩy vận đơn | Tài khoản, hội thoại, khách hàng, đơn hàng | Thực hiện hợp đồng với bạn |
| Chạy trợ lý AI: gợi ý hoặc tự trả lời khách | Hội thoại đang xử lý, sản phẩm, tài liệu, trí nhớ khách | Thực hiện hợp đồng; đồng ý của bạn khi bật |
| Ghi nhớ khách hàng | Hội thoại | Chế độ cơ bản: hợp đồng · Chế độ AI: đồng ý riêng |
| Tính tiền: đếm lượt AI, số kênh, số nhân viên, phí theo kết quả | Nhật ký gọi AI, đơn hàng do AI chốt, giá vốn | Thực hiện hợp đồng |
| Giữ hệ thống chạy: theo dõi lỗi, phát hiện tấn công, sao lưu | Nhật ký kỹ thuật, bản sao toàn bộ cơ sở dữ liệu | Lợi ích chính đáng / nghĩa vụ bảo mật |
| Hỗ trợ bạn khi bạn yêu cầu | Dữ liệu workspace của bạn, trong phạm vi cần thiết | Yêu cầu của bạn |
| Gửi thông báo dịch vụ: hết dùng thử, bảo trì, đổi điều khoản | Email, số điện thoại tài khoản | Thực hiện hợp đồng |
| Liên minh chống bom hàng (chưa hoạt động) | Tín hiệu hành vi gắn số điện thoại đã băm một chiều, không tên, không nội dung | Đồng ý riêng, mặc định tắt |
Chúng tôi không dùng dữ liệu của bạn để quảng cáo, không bán, không dùng nội dung hội thoại để huấn luyện model AI dùng chung cho cửa hàng khác.
4. Dữ liệu lưu ở đâu
Cơ sở dữ liệu chính, tệp đính kèm và bản sao lưu gần nhất của OMyDesk đặt trên máy chủ tại Việt Nam.
Ba luồng dữ liệu có đi ra khỏi Việt Nam, nêu rõ ở mục 6 và mục 8:
- Nội dung gửi cho nhà cung cấp model AI khi bạn bật trợ lý AI hoặc chế độ trí nhớ nâng cao.
- Bản sao lưu cơ sở dữ liệu đã mã hoá, giữ thêm một bản trên dịch vụ lưu trữ đám mây (Cloudflare R2).
- Nhật ký lỗi kỹ thuật đã lọc, khi dịch vụ theo dõi lỗi (Sentry) được bật.
5. Trí nhớ khách hàng
Để phục vụ khách nhanh hơn ở lần sau, hệ thống ghi lại từ hội thoại một số điều khách đã nói, xếp vào bốn lớp: thông tin về khách (ví dụ size, địa chỉ), việc đã xảy ra (đơn cũ, lịch hẹn), sở thích, cách liên hệ. Cả nhân viên lẫn trợ lý AI đọc những điều này khi trả lời.
Có hai chế độ rút thông tin:
- Cơ bản (mặc định, mọi cửa hàng): dùng các mẫu cố định trong hệ thống. Nội dung hội thoại không được gửi thêm ra ngoài vì việc này.
- Nâng cao bằng AI (mặc định tắt): nội dung hội thoại được gửi tới nhà cung cấp model AI (mục 6) để rút thông tin. Cửa hàng chỉ bật được sau khi đồng ý Phụ lục đồng ý — Trí nhớ khách hàng; hệ thống ghi phiên bản đã đồng ý, ai bấm, lúc nào, và cửa hàng rút lại được bất cứ lúc nào (rút là cờ tự tắt).
Mỗi mẩu nhớ có ngày ghi nhận và nguồn. Khách hàng tự xem, sửa, xoá được qua Thẻ trí nhớ (mục 10). Khi khách xoá, xoá là vĩnh viễn, kể cả phiên bản cũ, trong vòng một phút.
6. Trợ lý AI và việc gửi dữ liệu ra nước ngoài
Đây là mục quan trọng nhất của chính sách này.
Khi cửa hàng bật trợ lý AI cho một kênh, nội dung hội thoại của kênh đó được gửi tới nhà cung cấp model AI ở nước ngoài để sinh câu trả lời. Cụ thể:
- Bên nhận: OMyDesk gọi model qua một cổng trung gian là OpenRouter, Inc. (Hoa Kỳ). Cổng này chuyển tiếp yêu cầu tới nhà phát triển model do quản trị viên OMyDesk chọn cho từng tác vụ — hiện có thể là Anthropic, Google, OpenAI hoặc nhà phát triển khác có trên OpenRouter. Danh sách này thay đổi theo cấu hình; khi thêm một bên nhận ngoài danh sách trên, chúng tôi cập nhật chính sách và báo trước theo mục 15.
- Dữ liệu được gửi: nội dung các tin nhắn gần nhất trong hội thoại đang xử lý (kể cả ảnh khách gửi), tên hiển thị của khách, những mẩu trí nhớ về khách, sản phẩm và tài liệu của cửa hàng có liên quan tới câu hỏi. Không gửi số điện thoại đầy đủ, địa chỉ email hay khoá truy cập kênh trừ khi chính khách viết chúng trong tin nhắn.
- Khi nào gửi: chỉ khi trợ lý AI được bật cho kênh đó, hoặc khi nhân viên chủ động bấm "hỏi trợ lý". Kênh tắt AI thì không có tin nhắn nào rời khỏi máy chủ Việt Nam vì lý do này.
- Lưu ở phía nhà cung cấp: theo điều khoản của OpenRouter, dữ liệu gửi qua API không được dùng để huấn luyện model. Thời gian nhà cung cấp giữ nhật ký kỹ thuật do họ quy định; OMyDesk không kiểm soát được và không hứa thay họ.
- Cửa hàng tắt được: vào phần cấu hình AI trong ứng dụng và tắt trợ lý cho từng kênh hoặc cả workspace.
OMyDesk không dùng nội dung hội thoại của cửa hàng này để huấn luyện model phục vụ cửa hàng khác.
7. Những bên khác nhận dữ liệu
Chúng tôi không bán dữ liệu cá nhân và không chia sẻ cho bên quảng cáo. Dưới đây là toàn bộ danh sách bên thứ ba nhận dữ liệu, kèm lý do:
| Bên nhận | Nhận gì | Vì sao | Ở đâu |
|---|---|---|---|
| Meta (Facebook, Instagram), Zalo (VNG), Telegram, TikTok | Tin nhắn, bình luận, đơn hàng trên chính kênh đã kết nối | Để nhận và gửi tin trên kênh đó — dữ liệu vốn đã nằm ở họ | Theo nền tảng |
| Nhà cung cấp model AI (mục 6) | Nội dung hội thoại, ảnh, trí nhớ khách, sản phẩm liên quan | Sinh câu trả lời, rút trí nhớ (chế độ nâng cao) | Hoa Kỳ và nơi đặt máy chủ của nhà phát triển model |
| Đơn vị vận chuyển (GHN, GHTK, Viettel Post, J&T Express, Ninja Van, Shopee Express) | Tên, số điện thoại, địa chỉ người nhận, thông tin kiện hàng | Chỉ với đơn cửa hàng chọn hãng đó | Việt Nam |
| Cổng thanh toán (VNPay, MoMo, ZaloPay, Stripe) | Thông tin giao dịch | Khi cửa hàng trả tiền thuê bao hoặc thu tiền khách qua link | VN; Stripe: nước ngoài |
| Cloudflare, Inc. (R2) | Bản sao lưu cơ sở dữ liệu đã mã hoá | Phòng máy chủ chính hỏng | Nước ngoài |
| Sentry (nếu bật) | Nhật ký lỗi đã lọc, không có nội dung tin nhắn | Theo dõi lỗi kỹ thuật | Nước ngoài |
| Cơ quan nhà nước có thẩm quyền | Theo yêu cầu | Khi có yêu cầu hợp pháp bằng văn bản | Việt Nam |
Liên minh dữ liệu ẩn danh — chống bom hàng (chưa hoạt động): khi tính năng này chạy, cửa hàng có thể chọn tham gia cùng các cửa hàng khác để nhận biết khách hay đặt rồi không nhận hàng. Cửa hàng tham gia đóng góp tín hiệu hành vi (ví dụ số lần từ chối nhận hàng) gắn với số điện thoại đã biến đổi một chiều bằng khoá bí mật cấp nền tảng — không đổi ngược ra số được, không kèm tên, không kèm nội dung tin nhắn, không kèm mốc thời gian chính xác. Khi tra, hệ thống chỉ trả nhãn thô và chỉ khi có từ 3 cửa hàng trở lên cùng ghi nhận; nhãn chỉ dùng để gợi ý đổi hình thức thanh toán, không từ chối bán, không nói lý do cho khách, không dùng cho việc khác. Mặc định tắt; chỉ bật khi cửa hàng đồng ý Phụ lục đồng ý — Liên minh dữ liệu ẩn danh; khách xoá qua Thẻ trí nhớ thì tín hiệu về họ trong liên minh cũng bị xoá.
8. Giữ dữ liệu trong bao lâu
| Dữ liệu | Thời hạn | Ghi chú |
|---|---|---|
| Tài khoản, workspace, sản phẩm, cấu hình | Trong khi tài khoản còn hoạt động | Hết dùng thử: chuyển chỉ đọc, không xoá |
| Hội thoại và tin nhắn | Theo gói: Solo 30 ngày · Grow 90 ngày · Pro 365 ngày · Scale không giới hạn — tính từ khi hội thoại đóng | Hiện chưa tự động xoá. Việc dọn theo thời hạn chỉ chạy khi quản trị viên bật; khi bật, cửa hàng được báo trước 7 ngày để xuất dữ liệu |
| Trí nhớ khách hàng | Tới khi khách hoặc cửa hàng xoá | Khách xoá qua Thẻ trí nhớ: vĩnh viễn trong 1 phút |
| Khoá truy cập kênh | Tới khi cửa hàng ngắt kết nối kênh | Thu hồi ngay khi ngắt |
| Nhật ký thao tác | Theo gói: 7 / 30 / 90 / 365 ngày | Cùng cơ chế dọn như hội thoại |
| Nhật ký gọi AI (không có nội dung) | Trong khi tài khoản còn hoạt động | Cần để đối soát tiền |
| Sau khi bạn yêu cầu xoá tài khoản | 30 ngày để đổi ý, sau đó xoá khỏi hệ thống chính | |
| Bản sao lưu | Tối đa 30 ngày rồi tự xoá theo lịch | Dữ liệu đã xoá có thể còn trong bản sao lưu thêm tối đa 30 ngày |
| Chứng từ thanh toán, hoá đơn | Theo thời hạn pháp luật kế toán | Kể cả sau khi tài khoản đã xoá |
9. Chúng tôi bảo vệ dữ liệu thế nào
Những biện pháp đang áp dụng thật:
- Khoá truy cập kênh và thông tin nhạy cảm được mã hoá AES-256 trước khi ghi xuống đĩa.
- Toàn bộ đường truyền dùng HTTPS/TLS.
- Mỗi workspace tách biệt ở tầng cơ sở dữ liệu; có bộ kiểm thử tự động canh riêng việc workspace này không đọc được dữ liệu của workspace kia.
- Phân quyền theo vai trò: nhân viên chỉ thấy phần công việc được giao.
- Xác thực hai lớp cho tài khoản.
- Sao lưu hằng ngày, tự kiểm tra tính toàn vẹn sau mỗi lần sao lưu, có diễn tập phục hồi.
- Nhật ký lỗi đi qua bộ lọc xoá thông tin nhạy cảm; có kiểm thử riêng canh bộ lọc không hỏng.
- Liên kết Thẻ trí nhớ dùng mã ngẫu nhiên 256 bit, chỉ lưu bản băm, hết hạn sau 7 ngày, có giới hạn số lần thử.
Điều chúng tôi chưa có, và không muốn nói khác đi: OMyDesk hiện chưa có chứng nhận ISO 27001, chưa có kiểm toán bảo mật độc lập, và chưa được đánh giá tuân thủ bởi bên thứ ba.
Không hệ thống nào an toàn tuyệt đối. Nếu xảy ra sự cố làm lộ dữ liệu cá nhân, chúng tôi thông báo cho bạn và cho cơ quan có thẩm quyền theo thời hạn pháp luật quy định.
10. Quyền của bạn
Theo pháp luật Việt Nam về bảo vệ dữ liệu cá nhân, bạn có các quyền sau với dữ liệu của mình:
- Được biết hệ thống giữ dữ liệu gì về bạn và dùng làm gì.
- Đồng ý hoặc không đồng ý với việc xử lý, trừ trường hợp pháp luật cho phép xử lý không cần đồng ý.
- Truy cập và nhận bản sao dữ liệu ở định dạng máy đọc được.
- Rút lại sự đồng ý bất cứ lúc nào, không ảnh hưởng tới việc xử lý đã diễn ra hợp pháp trước đó.
- Xoá dữ liệu (mục 11).
- Hạn chế xử lý — ví dụ tắt trợ lý AI để nội dung hội thoại không được gửi ra ngoài.
- Được cung cấp dữ liệu của mình.
- Phản đối xử lý nhằm mục đích tiếp thị.
- Khiếu nại, tố cáo, khởi kiện theo quy định pháp luật.
- Yêu cầu bồi thường thiệt hại theo quy định pháp luật.
- Tự bảo vệ theo Bộ luật Dân sự.
Cách thực hiện, tuỳ bạn là ai:
- Bạn là người dùng OMyDesk: sửa thông tin trực tiếp trong ứng dụng, hoặc gửi yêu cầu về privacy@omy.com.vn từ chính địa chỉ email đăng ký tài khoản. Chúng tôi phản hồi trong vòng 72 giờ với yêu cầu xoá và trong vòng 30 ngày với các yêu cầu khác.
- Bạn là khách hàng của một cửa hàng: với trí nhớ khách hàng, bạn tự làm được mà không cần qua ai — nhắn cho cửa hàng xin liên kết Thẻ trí nhớ; mở liên kết là thấy đủ danh sách những điều hệ thống đang nhớ về bạn, sửa từng dòng, xoá từng dòng, hoặc xoá toàn bộ (vĩnh viễn, trong một phút, không có bản sao). Với tin nhắn, đơn hàng, hồ sơ — những thứ cửa hàng phải giữ theo quy định kế toán và bán hàng — bạn liên hệ cửa hàng; cửa hàng là Bên Kiểm soát và OMyDesk hỗ trợ họ thực hiện yêu cầu của bạn.
Vì lý do an toàn, hệ thống không xoá dữ liệu chỉ dựa trên lời nhắn trong khung chat — một tin nhắn từ tài khoản mạng xã hội không đủ để xác minh người nhắn là chủ dữ liệu.
11. Cách yêu cầu xoá dữ liệu
Tuỳ việc bạn muốn xoá cái gì:
- Trí nhớ về bạn (khách hàng của cửa hàng): mở Thẻ trí nhớ, bấm xoá từng dòng hoặc xoá toàn bộ. Xong trong một phút, vĩnh viễn.
- Dữ liệu một kênh: cửa hàng ngắt kết nối kênh đó trong ứng dụng. Khoá truy cập bị thu hồi ngay.
- Dữ liệu do Facebook chuyển sang: dùng trang Xoá dữ liệu — quy trình Meta yêu cầu mọi ứng dụng kết nối Facebook phải có.
- Toàn bộ tài khoản và workspace: gửi email tới privacy@omy.com.vn với tiêu đề "Yêu cầu xoá tài khoản", từ địa chỉ email đăng ký. Chúng tôi xác minh danh tính, xác nhận lại với bạn một lần, rồi xoá sau 30 ngày.
Hai thứ không xoá được ngay: bản sao lưu (tự hết hạn sau tối đa 30 ngày) và chứng từ thanh toán (giữ theo pháp luật kế toán).
12. Cookie
OMyDesk dùng cookie và bộ nhớ trình duyệt cho ba việc: giữ phiên đăng nhập (bắt buộc), ghi nhớ lựa chọn giao diện (ngôn ngữ, thanh bên), và gắn mã phiên vào báo cáo lỗi kỹ thuật. Chúng tôi không đặt cookie quảng cáo và không chạy mã theo dõi của mạng quảng cáo.
13. Trẻ em
OMyDesk là công cụ dành cho doanh nghiệp, không dành cho người dưới 18 tuổi. Nếu phát hiện một tài khoản do người chưa đủ 18 tuổi tạo, chúng tôi khoá và xoá dữ liệu liên quan.
Lưu ý riêng cho cửa hàng: khách hàng nhắn tin vào kênh của bạn có thể là trẻ em. Trách nhiệm xử lý dữ liệu của nhóm này thuộc về bạn với tư cách Bên Kiểm soát; pháp luật Việt Nam yêu cầu sự đồng ý của cha mẹ hoặc người giám hộ với trẻ từ 7 tuổi trở lên.
14. Chuyển giao khi thay đổi chủ sở hữu
Nếu OMyDesk được sáp nhập, mua lại hoặc chuyển nhượng, dữ liệu của bạn có thể được chuyển cho bên kế thừa với cùng cam kết trong chính sách này. Chúng tôi báo trước 30 ngày và bạn có quyền xoá tài khoản trước khi việc chuyển giao diễn ra.
15. Khi chính sách thay đổi
Khi có thay đổi ảnh hưởng tới quyền của bạn — thêm bên nhận dữ liệu, đổi nơi lưu, đổi thời hạn lưu — chúng tôi báo qua email và thông báo trong ứng dụng trước ít nhất 30 ngày. Mỗi phiên bản có số phiên bản và ngày công bố ở đầu trang; phiên bản cũ được lưu giữ và cung cấp khi bạn yêu cầu.
16. Liên hệ
OMyDesk — phụ trách bảo vệ dữ liệu cá nhân
- Email về dữ liệu cá nhân: privacy@omy.com.vn
- Hỗ trợ chung: support@omy.com.vn
- Website: omy.com.vn